ENGELS

Privacy Statement of Xlab Cloud Services BV

Xlab Cloud Services BV (Xlab) processes personal data and uses cookies. In this privacy statement, we inform you about the purposes for which personal data are processed, how you can exercise your privacy rights, and other information that may be important to you.

This privacy statement applies to all activities (including those via the website) of Xlab and provides the most relevant information by topic.

Xlab handles personal data with care and acts within the limits of the law, including the General Data Protection Regulation (GDPR).

Xlab considers it essential that the personal data of its employees, customers, website visitors, and other relationships – ’the data subjects’ – are treated and secured with the utmost care. We also want to be transparent about how we process your data. Therefore, we explain this below. It is paramount that we always comply with the requirements set by the GDPR. You can always request, view, delete, or change your personal data registered with us.

Controller

Xlab Cloud Services BV is the controller within the meaning of the GDPR.

For questions, we can be reached as follows: Xlab Cloud Services BV Molensteijn 60 3454 PT UTRECHT email: info@xlab.nl phone: 035-6030020

For What Purposes Does Xlab Process Your Personal Data?

The purpose of Xlab is to offer IT services and provide information about these services. Xlab collects and processes personal data for clear and predefined purposes, as it is necessary for, among other things:

  • Entering into and executing agreements
  • Administering invoicing and customer management
  • Offering services, sending newsletters, promotion, and marketing purposes
  • Realizing a good connection between various collaborating parties
  • Surveying relationships and conducting research
  • Registering your settings and preferences regarding the use of the website (via cookies)
  • Entering into cooperation with third parties
  • Our business operations
  • Complying with a legal obligation
  • Archival purposes, where data are only used in legal proceedings or for historical, statistical, or scientific purposes

Xlab processes personal data based on consent or the legitimate interest of Xlab and only insofar as necessary for the respective purpose or the agreed activity. Outside the aforementioned processing purposes, Xlab does not process your personal data without your prior consent.

It may occur that your data are used anonymously for statistical analyses and reports.

What Personal Data Does Xlab Collect?

Xlab collects various categories of personal data during the execution of its activities. Below is a description of the personal data collected per activity.

Administrative Organization: Within our administrative organization, we collect various data essential for the execution of our services and the management of our relationships. These data include name, address, residence, bank account numbers (IBAN), phone numbers, age or birth dates, gender, and email addresses of data subjects. Additionally, we may collect additional data necessary for specific activities.

We also store interaction data, such as notes from conversations with participants, to help manage our relationships and offer personalized services. These data allow us to effectively communicate with our customers and participants and maintain a high level of service.

Website: Through our website, we may automatically collect certain information, such as your IP address, browser type, operating system, referring website, page visits, and the date and time of access. These data are used for managing our website, analyzing trends, tracking your movements on the site, and collecting demographic information.

KeDo Platform: When using our KeDo platform, we may collect certain user data, including your username, IP address, MAC address, and location data. We use these data to manage access to the platform, identify and authenticate you, and improve the platform’s performance.

KeDo Mobile Applications: When using our KeDo mobile applications (KeDo app), we collect user data such as your username, IP address, MAC address, and location data. These data are essential to enable the following functions:

  • Identification and authentication: We use your username, IP address, and MAC address to confirm your identity and grant access to our services.
  • Location services: Location data are crucial for the execution of location-based functionalities such as check-in and check-out within the app. These services improve the accuracy of administrative processes and location safety.
  • Improvement of user experience: By collecting these data, we can optimize the app’s functionality and offer a personalized user experience.

Xlab does not collect special personal data.

Xlab collects personal data directly from you, but in some cases, also via third parties, insofar as this is in line with the GDPR.

All collected data are handled with the utmost care and used in accordance with applicable legislation, including the GDPR. We do not share these data with third parties unless necessary for the execution of our services or required by law.

How Does Xlab Ensure Confidential Handling of Personal Data?

Xlab treats personal data confidentially. Xlab also takes appropriate technical and organizational measures to protect personal data. Xlab shares personal data only in accordance with this privacy statement and only with third parties when permitted and carefully done.

At the request of Xlab, business service providers may perform certain parts of the service. Xlab makes agreements with these processors to ensure confidential and careful handling of personal data. These agreements are contractually recorded in so-called ‘processing agreements’.

To optimally protect your personal data against unauthorized access or unauthorized use, Xlab applies appropriate security technology. When you provide data to us, this always happens via a secure connection. We always report (attempted) misuse. Xlab also takes organizational measures to secure personal data against unauthorized access.

Data Sharing with Third Parties

Unless mentioned in this privacy statement, your personal data are not rented, sold, or otherwise shared with or provided to third parties. Xlab may share your (personal) data with third parties when you have given your consent. Xlab provides personal data to law enforcement authorities or anti-fraud organizations when necessary to comply with a legal obligation (request).

Data Breaches

If a data breach occurs that affects data subjects, the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens) will be informed, and we will inform you as the data subject.

Retention Periods

Xlab retains your personal data in accordance with the GDPR. The data are not kept longer than strictly necessary to achieve the purposes for which they were collected.

Your rights as a data subject include:

  • Right to information
  • Right of access
  • Right to rectification, supplementation, deletion, or blocking
  • Right to data portability
  • Right to be forgotten
  • Right to restriction of processing

To exercise any of these rights, you can submit a request to Xlab. Note that providing a copy of an identification document may be necessary to verify your identity. It is important that you, if you provide a copy of your identification document, make the BSN, document identification number, and Machine-Readable Zone (MRZ) unreadable for Xlab.

Send your request to: Xlab Cloud Services BV Data Protection Officer (DPO): Molensteijn 60 3454 PT UTRECHT email: security@xlab.nl phone: 035-6030020

You can also file a complaint with the Dutch Data Protection Authority if you disagree with a particular processing of your personal data. See www.autoriteitpersoonsgegevens.nl for more information.

Click Behavior

General visit data are tracked on our website, such as the most requested pages. The purpose of this general visit data is to optimize the layout of the website for you. Personal data are never recorded via the internet without your explicit consent, such as when requesting information.

Use of Cookies

We use cookies on our website to make the use of the website easier for you. A cookie is a small file sent with pages of this website and stored by your browser on the hard drive of your computer. The information stored therein can be returned to our servers during a subsequent visit.

Accepting Cookies: Our website works best if you accept the cookies. You can easily accept our cookies in the cookie notification that appears during your first visit to the website.

Removing or Disabling Cookies: You can opt out of cookies by setting your internet browser to no longer store cookies. Additionally, you can also delete all information previously stored via your browser settings. For an explanation, see: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee

Necessary/Functional Cookies: These cookies are necessary for the proper functioning of the website.

Analytical Cookies: The analytical cookies collect information about how visitors use the website. This information helps us to improve the website, making it better tailored to your needs. We use Google Analytics to create anonymized overviews of visitor traffic on our website.

Third-Party Privacy Policies

The Xlab website may contain links to other, non-Xlab websites. Xlab cannot be responsible for the way these parties handle personal data. We, therefore, advise you to always familiarize yourself with the privacy policy of these parties or contact them for further clarification on their policy regarding the use of personal data.

Questions

If you have any specific questions or comments about our privacy statement following this information, please feel free to contact us. You can use the aforementioned phone number or email address for this purpose.

This privacy statement was last updated on April 23, 2024.

Xlab reserves the right to make changes to the privacy statement where necessary. You are responsible for keeping yourself informed of the latest version of this privacy statement. We recommend regularly checking for updates.

 

 

NEDERLANDS

Privacyverklaring van Xlab Cloud Services BV

Xlab Cloud Services BV (Xlab) verwerkt persoonsgegevens en gebruikt cookies. In deze privacyverklaring informeren wij je over de doeleinden waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden, hoeje je privacyrechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor jou van belang kan zijn.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten (inclusief die via de website) van Xlab en geeft per onderwerp de meest relevante informatie.

Xlab gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en handelt binnen de grenzen van de wet, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Xlab vindt het van essentieel belang dat de persoonlijke gegevens van haar medewerkers, klanten, bezoekers van haar website en overige relaties – ‘de betrokkenen’ – met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Wij willen ook transparant zijn over de wijze waarop jouw gegevens door ons worden verwerkt. Daarom lichten wij dit hieronder toe. Voorop staat dat wij ons in alle gevallen houden aan de eisen die de AVG ons stelt. Je kunt je persoonlijke gegevens die bij ons geregistreerd staan altijd bij ons opvragen, inzien, laten wissen of wijzigen.

Verantwoordelijke

Xlab Cloud Services BV is de verantwoordelijke in de zin van de AVG.

Voor vragen zijn wij als volgt bereikbaar: Xlab Cloud Services BV Molensteijn 60 3454 PT UTRECHT email: info@xlab.nl telefoon: 035-6030020

Voor welke doeleinden verwerkt Xlab jouw persoonsgegevens?

Het doel van Xlab is om IT-diensten aan te bieden en hierover informatie te verschaffen. Xlab verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor duidelijke en vooraf bepaalde doeleinden, omdat dit noodzakelijk is voor onder andere:

  • Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten
  • Het voeren van de administratie inzake facturatie en klantbeheer
  • Het aanbieden van diensten, het sturen van nieuwsbrieven, promotie en marketingdoeleinden
  • Het realiseren van een goede koppeling tussen verschillende samenwerkende partijen
  • Het bevragen van relaties en het doen van onderzoek
  • Het registreren van jouw instellingen en voorkeuren ten aanzien van het gebruik van de website (via cookies)
  • Het aangaan van een samenwerking met derde partijen
  • Onze bedrijfsvoering
  • Het voldoen aan een wettelijke verplichting
  • Archiefdoeleinden, waarbij gegevens slechts worden gebruikt bij juridische procedures of voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden

Xlab verwerkt persoonsgegevens op basis van toestemming of vanwege het gerechtvaardigde belang van Xlab en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor het betreffende doel of de afgesproken activiteit. Buiten bovengenoemde verwerkingsdoeleinden, verwerkt Xlab jouw persoonsgegevens niet zonder je voorafgaande toestemming.

Het kan voorkomen dat in bepaalde gevallen jouw gegevens anoniem worden gebruikt ten behoeve van statistische analyses en rapportages.

Welke persoonsgegevens verzamelt Xlab?

Xlab verzamelt verschillende categorieën persoonsgegevens bij de uitvoering van haar activiteiten. Hieronder is een beschrijving opgenomen van de verzamelde persoonsgegevens per activiteit.

Administratieve Organisatie: Binnen onze administratieve organisatie verzamelen we verschillende gegevens die essentieel zijn voor de uitvoering van onze diensten en het beheer van onze relaties. Deze gegevens omvatten naam, adres, woonplaats, bankrekeningnummers (IBAN), telefoonnummers, leeftijd of geboortedata, geslacht en e-mailadressen van betrokkenen. Daarnaast kunnen we, indien nodig voor specifieke activiteiten, aanvullende gegevens verzamelen die essentieel zijn voor de uitvoering van de betreffende activiteit.

We bewaren ook interactiegegevens, zoals notities van gesprekken met deelnemers, die helpen bij het beheren van onze relaties en het bieden van gepersonaliseerde diensten. Deze gegevens stellen ons in staat om effectief te communiceren met onze klanten en deelnemers en om een hoog niveau van service te handhaven.

Website: Via onze website kunnen we automatisch bepaalde informatie verzamelen, zoals je IP-adres, browsertype, besturingssysteem, verwijzende website, paginabezoeken, en de datum en tijd van toegang. Deze gegevens worden gebruikt voor het beheer van onze website, het analyseren van trends, het traceren van je bewegingen op de site en het verzamelen van demografische informatie.

KeDo Platform: Bij gebruik van ons KeDo platform kunnen we bepaalde gebruikersgegevens verzamelen, waaronder je gebruikersnaam, IP-adres, MAC-adres en locatiegegevens. We gebruiken deze gegevens om de toegang tot het platform te beheren, je te identificeren en te authenticeren en om de prestaties van het platform te verbeteren.

KeDo Mobiele Applicaties: Bij het gebruik van onze KeDo mobiele applicaties (KeDo app) verzamelen we gebruikersgegevens zoals je gebruikersnaam, IP-adres, MAC-adres en locatiegegevens. Deze gegevens zijn essentieel om de volgende functies mogelijk te maken:

  • Identificatie en authenticatie: We gebruiken je gebruikersnaam, IP-adres en MAC-adres om je identiteit te bevestigen en toegang tot onze diensten te verlenen.
  • Locatiediensten: Locatiegegevens zijn cruciaal voor de uitvoering van locatiegebonden functionaliteiten zoals check-in en check-out binnen de app. Deze services verbeteren de nauwkeurigheid van administratieve processen en de veiligheid op locatie.
  • Verbetering van de gebruikerservaring: Door het verzamelen van deze gegevens kunnen we de functionaliteit van onze app optimaliseren en een gepersonaliseerde gebruikerservaring bieden.

Xlab verzamelt geen bijzondere persoonsgegevens.

Xlab verzamelt persoonsgegevens direct bij jou, maar in voorkomende gevallen ook via derden, voor zover dat in overeenstemming is met de AVG.

Alle verzamelde gegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en gebruikt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, inclusief de AVG. We delen deze gegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of vereist is door de wet.

Hoe zorgt Xlab voor vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens?

Xlab gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. Xlab neemt ook passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Xlab deelt persoonsgegevens alleen in overeenstemming met deze privacyverklaring en alleen met derden wanneer dat geoorloofd is en zorgvuldig gebeurt.

In opdracht van Xlab kunnen zakelijke dienstverleners bepaalde onderdelen van de dienstverlening verzorgen. Xlab maakt afspraken met deze verwerkers om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten ‘verwerkersovereenkomsten’.

Om jouw persoonlijke gegevens zo optimaal mogelijk te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, past Xlab passende beveiligingstechnologie toe. Als je gegevens aan ons doorgeeft gebeurt dit altijd via een beveiligde verbinding. Van (poging tot) misbruik doen wij altijd aangifte. Xlab neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.

Gegevensdeling met Derden

Tenzij in deze privacyverklaring genoemd, worden jouw persoonsgegevens niet verhuurd, verkocht of op andere wijze gedeeld met of verstrekt aan derden. Xlab kan jouw (persoons)gegevens met derden delen wanneer je daar zelf toestemming voor hebt gegeven. Xlab verstrekt persoonsgegevens aan handhavende autoriteiten of fraudebestrijdende organisaties wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting (vordering).

Datalekken

Indien een datalek zich voordoet en gevolgen heeft voor betrokkenen, wordt de Autoriteit Persoonsgegevens geïnformeerd en informeren wij jou als betrokkene.

Bewaartermijnen

Xlab bewaart jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Jouw rechten als betrokkene zijn onder andere:

  • Recht op informatie
  • Recht op inzage
  • Recht op rectificatie, aanvulling, verwijdering of afscherming
  • Recht op dataportabiliteit
  • Recht om vergeten te worden
  • Recht op beperking van de verwerking

Voor het uitoefenen van een of meer van deze rechten kun je een verzoek richten aan Xlab. Houd er rekening mee dat het verstrekken van een kopie van een legitimatiebewijs nodig kan zijn om je identiteit te controleren. Het is van belang dat je, indien je een kopie van je legitimatiebewijs verstrekt, het BSN, document identificatienummer en de Machine-Readable Zone (MRZ) onleesbaar maakt voor Xlab.

Stuur je verzoek naar: Xlab Cloud Services BV Functionaris voor Gegevensbescherming (FG): Molensteijn 60 3454 PT UTRECHT email: security@xlab.nl telefoon: 035-6030020

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je het niet eens bent met een bepaalde verwerking van je persoonsgegevens. Zie www.autoriteitpersoonsgegevens.nl voor meer informatie.

Klikgedrag

Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest gevraagde pagina’s. Het doel van deze algemene bezoekgegevens is om de inrichting van de website voor jou te optimaliseren. Via internet worden nooit persoonlijke gegevens van jou opgenomen zonder dat je daar expliciet opdracht toe geeft, zoals bij het aanvragen van informatie.

Gebruik van Cookies

Wij maken op onze website gebruik van cookies om het gebruik van de website voor jou makkelijker te maken. Een cookie is een klein bestand dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door je browser op de harde schijf van je computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Cookies Accepteren: Onze website functioneert het beste als je de cookies accepteert. Je kunt onze cookies eenvoudig accepteren in de cookiemelding die tijdens je eerste bezoek aan de website verschijnt.

Cookies Verwijderen of Uitschakelen: Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee

Noodzakelijke/Functionele Cookies: Deze cookies zijn noodzakelijk voor een goede werking van de website.

Analytische Cookies: De analytische cookies verzamelen informatie over hoe bezoekers de website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de website te verbeteren, waardoor deze beter aansluit op jouw wensen. Wij gebruiken hiervoor Google Analytics om geanonimiseerde overzichten te maken van het bezoekersverkeer op onze website.

Privacybeleid van Derden

Op de website van Xlab kunnen links zijn opgenomen naar andere, niet bij Xlab behorende websites. Xlab kan geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de wijze waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij adviseren je daarom je altijd op de hoogte te stellen van het privacybeleid van deze partijen of om contact met hen op te nemen voor een nadere toelichting op hun beleid rond het gebruik van persoonsgegevens.

Vragen

Heb je naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor bovengenoemd telefoonnummer of (e-mail) adres gebruiken.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 23 april 2024.

Xlab behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. Je bent zelf verantwoordelijk voor het op de hoogte blijven van de laatste versie van deze privacyverklaring. We raden je aan regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn.